Datenschutz

1. Verantwortlicher

Marko Ruschin
Güttlandring 13
13503 Berlin
Deutschland

E-Mail: kontakt@zykol.de
Telefon: +49 179 22 54 496

2. Zweck der Interview-Anwendung

Die Anwendung dient der qualitativen Nutzerforschung für das zykol ERP Projekt. Ziel ist es, reale Arbeitsabläufe, Erfahrungen, Probleme, Informationsbedarfe und Entscheidungssituationen besser zu verstehen. Die Ergebnisse werden zur Produkt- und Anforderungsentwicklung ausgewertet.

3. KI-gestütztes Interview

Das Gespräch wird von einem KI-gestützten Interviewer geführt. Die interviewte Person wird vor Beginn ausdrücklich darauf hingewiesen. Fragen können jederzeit übersprungen und das Interview kann jederzeit beendet werden.

4. Welche Daten verarbeitet werden

Im Rahmen eines Interviews können insbesondere verarbeitet werden:

• gesprochene Interviewbeiträge,
• Transkripte des Gesprächs,
• berufliche Rolle und fachlicher Kontext,
• beschriebene Arbeitsabläufe, Probleme und Erfahrungen,
• technische Zugriffsdaten, die für Betrieb und Sicherheit der Anwendung erforderlich sind.

Die Anwendung ist nicht dafür vorgesehen, besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten, politische Meinungen, religiöse Überzeugungen oder vergleichbar sensible Angaben zu erheben. Solche Informationen sollten im Interview nicht genannt werden.

5. Sprache, Audio und Transkription

Das Mikrofon wird nur nach ausdrücklicher Freigabe durch den Browser verwendet. Die Sprachdaten werden während des Interviews zur Verarbeitung an den eingesetzten KI-Dienst übertragen. Die zykol-Anwendung speichert selbst keine Roh-Audiodatei dauerhaft.

Das Gespräch wird in Text transkribiert. Das Rohtranskript wird vor der dauerhaften Speicherung durch ein serverseitiges Privacy-Gate verarbeitet.

6. Anonymisierung vor der dauerhaften Speicherung

Direkte Identifikatoren wie Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und private Adressen werden vor der dauerhaften Speicherung entfernt oder durch Platzhalter wie [PERSON] ersetzt.

Das Rohtranskript wird von zykol nicht im persistenten Datenspeicher abgelegt. Es wird jedoch technisch kurzfristig zur Durchführung des Interviews, zur Transkription und zur Anonymisierung verarbeitet.

Trotz Entfernung direkter Identifikatoren können sehr spezifische fachliche Angaben im Einzelfall eine indirekte Zuordnung ermöglichen. Deshalb werden auch die anonymisierten Interviewdaten weiterhin geschützt behandelt.

7. Automatische Auswertung

Das anonymisierte Transkript wird automatisiert analysiert. Dabei können unter anderem Arbeitsabläufe, Probleme, Workarounds, Informationsbedarfe, Entscheidungskriterien, Randbedingungen und offene Fragen strukturiert zusammengefasst werden.

Die Auswertung dient ausschließlich der qualitativen Produktforschung. Es werden keine automatisierten Entscheidungen über die interviewte Person getroffen.

8. Rechtsgrundlage und Einwilligung

Die Verarbeitung der Interviewinhalte erfolgt auf Grundlage der vor Beginn des Interviews erteilten Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Die Einwilligung ist freiwillig. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Der Widerruf kann an kontakt@zykol.de gerichtet werden. Soweit eine Zuordnung des Interviews nach der Anonymisierung nicht mehr möglich ist, kann eine nachträgliche Zuordnung oder Löschung eines konkreten Datensatzes technisch eingeschränkt sein.

9. Technisch notwendige Cookies

Nach erfolgreicher Eingabe eines Einladungscodes setzt die Anwendung ein technisch notwendiges, HttpOnly geschütztes Zugangscookie. Es dient ausschließlich dazu, den freigeschalteten Interviewzugang zu erkennen und den Zugriff abzusichern.

Das Gästezugangscookie ist derzeit höchstens 12 Stunden gültig. Es werden keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies eingesetzt. Für technisch unbedingt erforderliche Cookies ist gemäß § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine zusätzliche Cookie-Einwilligung erforderlich.

10. Eingesetzte Dienstleister

Vercel

Die Webanwendung wird über Vercel betrieben. Vercel verarbeitet technisch erforderliche Daten zur Bereitstellung, Auslieferung und Absicherung der Anwendung. Die anonymisierten Transkripte und Auswertungen werden in einem privaten Vercel Blob Store gespeichert.

Weitere Informationen: Vercel Privacy Policy.

OpenAI

Für Sprachverarbeitung, Transkription, Anonymisierung und strukturierte Auswertung wird die OpenAI API eingesetzt. Dabei werden die zur jeweiligen Verarbeitung erforderlichen Inhalte an OpenAI übermittelt.

Nach Angaben von OpenAI werden Daten aus der API-Plattform standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet. OpenAI kann API-Eingaben und -Ausgaben bei Standardkonfiguration für bis zu 30 Tage zur Bereitstellung des Dienstes und zur Missbrauchserkennung aufbewahren, soweit keine abweichende Konfiguration oder gesetzliche Aufbewahrungspflicht greift.

Weitere Informationen: OpenAI Enterprise Privacy.

11. Verarbeitung außerhalb der EU / des EWR

Beim Einsatz internationaler Dienstleister kann eine Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums nicht ausgeschlossen werden. Soweit erforderlich, erfolgt eine solche Übermittlung auf Grundlage der anwendbaren datenschutzrechtlichen Voraussetzungen und geeigneter Garantien.

12. Speicherdauer

Direkte Identifikatoren werden durch zykol nicht dauerhaft im Interview-Datenspeicher gespeichert. Das persistierte, anonymisierte Interviewmaterial wird für die Dauer der Produktforschung aufbewahrt und gelöscht, sobald es für diesen Zweck nicht mehr erforderlich ist.

Für die Verarbeitung bei eingesetzten Dienstleistern gelten zusätzlich deren jeweilige Aufbewahrungsfristen. Für die OpenAI API kann bei Standardkonfiguration eine Aufbewahrung von API-Eingaben und -Ausgaben von bis zu 30 Tagen erfolgen.

13. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen.

Außerdem besteht das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

14. Freiwilligkeit

Die Teilnahme am Interview ist freiwillig. Einzelne Fragen können ohne Angabe von Gründen übersprungen werden. Das Interview kann jederzeit beendet werden, ohne dass daraus Nachteile entstehen.

15. Stand

Stand: August 2026